최근 들어 작업 계획이나 작품성, 기타 유용한 정보 등을 사용자 또는 대상자에게 전달하는 행위인 프레젠테이션의 비중이 점차 높아지고 있다. 사회 여러 방면에서 적극적으로 프레젠테이션을 이용해 자신을 알리려는 시도와 인식은 커뮤니케이션의 중요성에 발맞춰 활성화되는 추세이며, 근래 들어 경영계는 물론이고 예술계까지 폭넓게 적용되고 있다. 그리고 그에 비례해 필자 역시 현장에서 프레젠테이션을 마주하는 경우가 갈수록 많아지고 있는데, 문제는 프레젠테이션에 대한 이해 부족과 준비 과정의 실수들, 프레젠터로써 꼭 취해야할 자세에 있어 미흡한 점이 자주 목도된다는 점에 있다.

정보 전달뿐 아니라 반응과 공감까지도

사실 다양한 정보전달 체계 아래 복잡한 정보를 시청각적으로 전달하기 위한 프레젠테이션은 한정된 시간 내 필요한 정보를 효과적으로 전달하여 그 결과에 의해 판단과 의사결정을 하는 커뮤니케이션의 한 방법이라고 정의할 수 있다. 그런 만큼 양방향 채널 형태를 지니면서 직접적이라는 특징이 있다. 이것이 지닌 장점이라면 상대의 반응, 의견, 비판을 수렴하고 자기 발전의 기회로 삼을 수 있다는 점을 꼽을 수 있다. 나아가 성공과 실패의 경험을 통해 자신조차 모르던 작품이나 정보와의 일정한 거리감을 체감할 수 있음은 물론, 소통의 방식을 찾게 하는 효용성 면에서도 긍정성을 띤다. 따라서 프레젠테이션은 단순히 목적적 시피니앙(signifier)의 획득을 넘어 객관적, 비평적 관점의 수용과 확대라는 또 다른 새로운 의미들을 얻을 수 있도록 도와주는 유용한 매개라는 것이 맞다.

그러나 무엇보다 프레젠테이션은 단순한 정보개념에서 벗어나 목적과 이해에 부합한 활용이 충분해야 비로소 제 기능을 다한다고 볼 수 있으며, 덧붙여 실제 현장에서 긍정적인 반응을 이끄는 데 그 의의가 있다. 때문에 정해져 있는 시간 내에 많은 정보를 전달하거나 청중을 최대한 설득해야 하는 특성상 프레젠테이션은 일차적으로 구조가 논리정연해야 하고 복잡한 내용을 간단명료하게 핵심만 설명하여 특정 대상이나 청중의 호감을 이끌어내야 비로소 이차적이자 종국적 결과를 얻을 수 있다. 하지만 말이 쉽지 '나'(프레젠터)와 '작품'(상품 등의 목적물)을 동시에 주목하거나 어떤 현상을 언어로써 효과적으로 나타내 공감을 이끌어야만 하는 프레젠테이션은 그 자체만으로도 프레젠터를 당황하게 할 요소들이 충분하다.

핵심만 명쾌하게

일단 프레젠터들의 얘길 들어보면 기본 자료에 해당하는 페이퍼의 수준(양과 형식)을 어느 정도에서 맞춰야 하는지도 어렵지만, 인터뷰 성격을 함유하고 있다는 점이 가장 어렵다고 말한다. 일대 다수 간 대면이라는 특성으로 인해 긴장이 그 어느 것보다 두렵다고 이구동성이다. 여기에 프레젠테이션 표본에서 주구장창 설명하는 정확한 발음, 간략과 핵심, 질문과 대답의 승부, 설득과 신뢰, 논리적 구성과 체계적 전달이라는 원칙은 그 자체로 스트레스라고 토로한다. 맞다. 실제로도 위에 기술된 것들은 하나같이 꼭 챙겨야 할 것들이지만 그것이 프레젠테이션을 고통스럽게 하는 원인이 됨이 사실이다. 그렇다고 좌절할 필요는 없다. 몇 번 임해보면, 약간의 지침 아래 연습을 거듭하면, 슬기롭게 넘어갈 수 있다. 그렇다면 긍정적인 결과를 이끌어내기 위한 프레젠테이션의 조건들은 무엇일까.

프레젠테이션은 시청각 자료를 바탕으로 한 ';비언어적'; 영역과, 그 시청각 자료를 기반으로 말할(언어로 표현할) 내용을 조직하고 전달하는 ';화법'; 영역으로 구분된다. 일단 비언어적 영역은 페이퍼를 작성하고 도표를 넣고 슬라이드를 만드는 과정 등의 구술에 앞선 모든 준비과정을 가리킨다. 그리고 화법 영역은 다수의 사람을 앞에 둔 채 언어(생각, 주장, 느낌 따위를 나타내거나 전달하는 데에 쓰는 음성)로 표현하는 것을 지정한다. 그러나 프레젠테이션의 시작은 비언어적 영역에서부터 출발하며 프레젠터가 상대할 대상이 누구인지에 따라 페이퍼의 성격도 달라진다. 이것은 기본이다.

프레젠터는 우선 프레젠테이션에 앞서 언어화를 위한 단계를 철저히 준비해야 한다. 공공기관이 대상이든 어디든 발표할 문건은 20페이지를 넘지 않도록 하며, 한 장에 2매 이상의 복잡한 도표나 도판은 배제하고 문장은 가시적으로 쉽게 인식할 수 있도록 간략하고 심플하게 꾸며야 한다. 이때 너무 많은 텍스트는 시간배분에 어려움을 줄 뿐만 아니라 시각적 피로감까지 더해 여러모로 바람직하지 않다. 최근 활용빈도가 부쩍 늘어난 동영상의 경우엔 2분 내외에서 준비하되 주목을 받으려면 나름의 개성이 담긴 감각적인 연출이 요구된다.

또한 굳이 설명해야 할 이유가 없는 한 기업이나 단체 등의 약력, 소개자의 이력 등에 공을 들이는 것은 매우 우매한 것으로, 끝내 주어진 시간을 준수하지 못할 가능성만 높게 만드는 요인이 되므로 주의를 기울여야 한다. 어느 학교를 어디서 나왔다는 내용을 구구절절 알려주는 것처럼 멍청한 경우는 없다.(솔직히 대개는 귀담아 듣지도 않는다.) 특히 목차와 같이 본질적인 내용과 별 상관없는 것에 관심을 기울일 필요는 없다. 시간 싸움이라는 것을 염두에 두고 바로 본론으로 넘어가 포인트만 짚는 것이 여러모로 이익이다.

가장 조심해야 할 것, 긴장감!

준비가 다 됐다고 안심하면 안 된다. 프레젠터는 기기호환성에도 관심을 가져야 한다. 실제로 가끔 보면 그렇게 열심히 밤새워 페이퍼를 마련해 갖추었지만 정작 프로그램(파워포인트나 동영상 등)이 상대방 기기에 작동하지 않아 애를 먹는 예가 없지 않다. 미리 프로그램 동작 여부를 체크해야 했지만 실수로 놓침으로써 당황해 하는 경우를 자주 보게 된다. 이에 프레젠터는 반드시 사전 점검이라는 선행 과정을 거치거나 담당자에게 물어 프로그램이 호환되는지 알아두어야 한다. 이렇게 모든 것이 준비되면 당당하고 소신 있게 임하되 중요한 부분만 진정성 있게 언급하는 것이 프레젠테이션을 지혜롭게 매듭짓는 방법이다. 또한 간혹 고개를 숙인 채 준비한 원고를 줄줄이 읽고 마는 프레젠터가 있는데, 이 역시 옳지 않다. 그러할 경우 상대방은 내용을 잘 이해하지 못하거나 준비에 소홀했다고 받아들인다.

프레젠테이션을 멋있게 완성시키는 알고리즘 가운데 가장 어렵고 조심해야할 것은 ';긴장';이다. 긴장은 때로 중언부언을 유발하고 적절한 시점에 제때 답을 하지 못하도록 만든다. 그렇기에 프레젠테이션이 예정된 프레젠터는 한두 번쯤 리허설을 거친 후 자리에 임하는 것이 좋다. 이럴 경우 글로는 매끈하고 합리적인 정리가 되지만, 말은 그렇지 않으며 아무리 준비를 잘해도 여러 사람이 지켜보는 가운데 이야기를 진행하다 보면 더듬거리기 일쑤인데다, 중요한 핵심사항을 놓치기도 하는 실수를 최소한으로 줄일 수 있다. 즉, 말하기는 평소 훈련이 되어있지 않으면 생각만큼 전달이 쉽지 않으므로 연습을 해야 한다는 것이다.

물론 대리할 수 있는 이가 없는 상황이라면 더욱 철저한 사전 연습만이 긴장을 이기는 최선의 방법이다. 다행히 기획자(혹은 경험 많은 대리자)가 있다면 기획자가 직접 나서는 것이 바람직하며, 기업이나 단체의 경우엔 말단 가운데 아무나 시킬 것이 아니라 단시간 내 반응과 공감, 신뢰를 유도할 수 있는 능률적인 스피치를 투입하는 방법이 현장에서 느닷없이 발생하는 여러 문제에 능동적으로 대처할 수 있다.

프레젠테이션에 있어 중요한 또 하나는 비슷한 사례를 통한 예상 질문을 생각하는 것이다. 발표에 주어진 시간은 짧지만 질문과 대답시간은 그에 비해 비교적 긴 편이다. 따라서 좋은 결과를 원한다면 이 시간을 요긴하게 활용하는 것이 중요하며 어떤 특성을 지닌 프레젠테이션인지 이해한 후 예상 질문을 몇 개 선정해 준비해 간다면 생각 이상의 희망적인 결과를 얻을 수도 있다.

마지막으로 프레젠터가 주의할 점은 상대방의 질문에 과한 동작으로 반응하는 등의 불필요한 행동의 자제와 논쟁의 배제라고 할 수 있다. 이중에서도 현실적으로 유익하지 않을 것이 자명한 논쟁은 가급적 피하는 것이 상책이다. 심사위원이나 청중, 기타 상대방의 질문에 다소 불편함이 느껴지더라도 웃으면서 여유롭게 받아들이는 자세가 그렇지 않은 예보다 훨씬 낫다. 프레젠테이션이 곧 토론은 아니기에 진정성 있게 충실하게, 그리고 간략하고 핵심만 간추려 설명하려는 노력만으로도 기본은 한다고 평가받을 수 있기 때문이다.

안타까운 사례들

한편 질문과 답변 시간에 무엇을 물어보는지 잘 이해가 되지 않거나 대답에 확신이 서지 않을 경우, 또는 자신감이 없을 시 잠깐 쉬어가겠다고 요청하거나 메모를 준비함으로써 차근히 설명하는 것도 효과적인 프레젠테이션을 위해 썩 괜찮은 자세다. 미리 페이퍼를 인쇄해 나눠줘 앞서 이해를 구하고 익숙하게 만드는 것도 결과에 유효한 영향을 미친다. 하지만 필자가 직접 겪은 아래의 세 사례는 위와 같은 주의점을 숙지하지 못해 안타까운 결론에 도달한 경우라고 할 수 있다.

사례1 - 준비가 없으면 지루해지기 쉽다  

작가 A는 오랜 시간 기회가 될 때마다 공공기관에서 주관하는 레지던스 프로그램에 지원했다. 하지만 희한하게도 번번이 고배를 마셨다. 이번에도 그랬다. 포트폴리오로 진행되는 1차 내부 서류심사와 2차 위촉 심사위원 서류심사까지 모두 통과했기에 프레젠테이션이라는 마지막 관문만 넘으면 그토록 원하던 레지던스에 입주할 수 있었다. 그러나 A는 또 다시 좋은 결과를 얻지 못했다. 그는 낙담했고 그 이유를 알 수 없다며 투덜거렸다. 하지만 공교롭게도 마침 그가 지원했던 프레젠테이션 현장심사를 맡았던 필자는 그가 지금까지 왜 긍정적이지 못한 결과를 얻을 수밖에 없었는지에 대해 직접 확인할 수 있었다.

일단 A는 프레젠터로서 미처 준비가 되어 있지 않은 상태로 프레젠테이션에 임했다는 것이 여기저기서 발견됐다. 빽빽하게 글로 가득한 자료는 도입, 전개, 마무리라는 내용 층위를 이해할 수 없도록 만들었고 제한된 시간을 훌쩍 넘겼음에도 그는 계속해 준비해온 원고를 웅얼거리듯 '읽는' 오류를 범했다. 비언어적인 부분에서의 미흡함과 더불어 언어적 요소가 두드러지는 표현 층위에 있어서도 그는 "대체 언제 멈추나" 싶을 만큼 지루하도록 만들었다.

결국 A는 언어적 요소와 비언어적 요소 모두 소홀했고, 자신의 작품성을 호소력 있게 설명하지 못했기에 심사위원들로부터 높은 점수를 얻지 못했다. 즉, 앞서 구분한대로 시청각 자료 등을 구성하는 영역과, 구성된 시청각 자료를 기반으로 언어화할 내용을 조직하고 전달하는 화법영역에서 고루 부족하여 자신의 작품성을 알리는 데 실패했던 셈이다. 결국 이와 같은 사례는 아무리 작품에 자신이 있어도 현장에서 어떻게 준비하고 구술하느냐에 따라 최종 결과는 충분히 달라질 수 있음을 드러낸다.

사례2 - 지원신청서와 다른 내용의 프레젠테이션  

창작예술가 B가 소속되어 있는 단체에게 5천만 원 가량의 지원금은 인건비를 포함해 올해 해당 단체의 활동가능여부를 가를 만큼 중요한 금액이었다. 그런데 프레젠테이션에 임한 이는 B 자신이었다. 사업기획서에는 분명 디렉터가 별도로 있었고 단체 대표도 있었지만 정작 창작자가 프레젠터로 자리한 것이었다. 심사위원들은 페이퍼와 다른 진행에 전문성을 의심했고 기획력에 의문을 품었다. 이에 다양한 질문을 쏟아냈으나 결정적으로 기획자가 아니다보니 B는 질문에 적절히 대답하지 못했다. 당황한 나머지 얼굴은 상기됐고 애써 참았던 긴장감이 되살아나 안절부절 못한 채 충분히 예상가능한 질문에도 말이 자주 끊겼다.

C도 매한가지였다. 그는 한 예술단체의 대표로서 직접 프레젠테이션에 임했다. 사업계획서도 좋았고 연륜이 있는 만큼 차분하게 임하는 방식도 긍정적이었다. 하지만 그 역시 빤히 보이는 예상 질문을 고려하지 않은 채 자리에 섰음이 질문과 대답 시간에 드러났고, 아니나 다를까 쉬운 질의에도 제대로 반응하지 못했다. 결론은 불행 중 다행히도 B와 C 모두 조건부 지원이었다. 사업계획은 전반적으로 괜찮으나 미처 답변하지 못한 내용을 다시 페이퍼로 추가 작성해 제출하면 차후 승인을 하고, 그렇지 못할 경우 다음 순위자에게 적용하겠다는 일부 수용이었다.

사례3 - 지나친 자신감도 조심  

프레젠테이션에 부정적인 영향을 미치는 또 한가지 케이스가 있다. 최근 한 지자체 산하 공공기관에서 진행한 지원금 심의에서 실제 목도했던 일인데, 지원자 D는 나름 유명한 인디음악감독이었다. 그가 제작한 곡이 삽입된 영화는 몇 년 전 전국에서 수백만 명이 관람했으며 당시 곡의 수준도 낮지 않았다. 하지만 프레젠테이션 당시 그에겐 두어 개의 문제가 있었다. 바로 그의 지나친 자신감과 호기스런 태도였다. 편안하고 재미있게 진행하려는 의도는 좋았으나 다소 거슬리는 표현을 주로 사용했고, 심사위원들의 말을 가볍게 끊곤 했다. 더구나 마치 "나를 지원하지 않으면 누구에게 하겠는가?"라는 인상까지 심어줄 만큼 잰 척하는 여운이 컸다. 하지만 정작 가장 중요하다고 할 수 있는 질문과 답변 시간엔 요지 없이 자신의 고집만을 강조하려거나 설득 대신 약간의 논쟁까지 유발하는 인상마저 심어줬다. 여섯 명의 심사위원들은 토론과 고민 끝에 결국 그를 지원 대상에서 제외시켰다.

D에게 없었던 것은 실력이 아니라 프레젠테이션이란 본질적으로 어떤 작업(목적물)뿐만 아니라 개인적인 호기심까지 함유한다는 점의 간과였다. 작품은 물론 프레젠터의 존재감마저 더불어 평가된다는 것을 앞서 이해하고 대비해야 했지만 그는 자신의 실력과 인지도에 크게 의존한 것이 좋지 못한 결과를 이끈 분동(分銅)이었다. 비록 많은 이들이 놓치곤 있지만 프레젠테이션을 시행하는 자리에선 사실상 작품 설명에 관한 화술, 순발력 등을 모두 비교 평가의 대상으로 삼으며, 깊게 여기진 않으나 솔직히 '외양'도 한 몫 차지함을 알아두어야 함을 남긴 사례라고 할 수 있다.

설득과 신뢰가 궁극적 목적

프레젠테이션을 하는 목적은 목적물(작업 계획이나 작품성, 기타 유용한 정보 등을 사용자 또는 대상자에게 전달하는 것 및 그 행위 자체)과 프레젠터 간 호흡의 일치성, 페이퍼에서 느끼는 한계성을 보다 폭넓은 창을 통해 읽고 목도하기 위함이 일차적이지만 프레젠터 자신의 객관적인 시선과 반응, 스스로는 잘 알 수 없는 궁금한 점 등을 헤아릴 수 있다는 데 그 종착점이 있다. 특히 비판적 관점에서 자신이 알리고 싶은 것과 타인의 시각 간 거리감을 직접 체감할 수 있는 점이야말로 프레젠테이션이라는 과정에서 얻을 수 있는 긍정성, 필요성이라 해도 그르지 않다.

그러나 프레젠테이션에 참여하다보면 반복적으로 거듭되는 문제점과 자주 마주할 수 있다. 그건 바로 준비과정에서의 소소한 실수나 긴장으로 인한 표현의 미숙함 등을 포함, 심사위원들이나 청중이 "대체 왜 관심을 가져야 하는지"에 대해 특별하게 생각하지 않는다는 점이다. 다시 말해 이는 프레젠테이션의 목적은 청중을 납득시키는 것에 있고, 청중들의 공감 내지 반응을 끌어내지 못한다면 그것은 훌륭한 프레젠테이션이라고 할 수 없음을 뜻한다.

더구나 다수의 사례는 프레젠테이션이란 것이 상대방의 공감을 더 효과적으로 끌어내기 위해 하는 것이지 프레젠테이션 그 자체가 목적이 될 수는 없음을 깨닫지 못한다는 사실을 보여준다. 프레젠테이션이 결과적으로 설득과 신뢰의 문제임을 잘 간파하지 못하는 경우도 수두룩하다. 따라서 필자는 이 원고가 효과적인 프레젠터가 되는 방법에 있어 어디서 어떻게 문제가 있고 어떤 방식으로 헤쳐 나가야 하는지 작은 지침이 되었으면 하는 바람이다.